龙岩市住房和城乡建设局关于印发龙岩市建设工程文件整理归档规范的通知(龙建综[2019]27号)
来源:龙岩市住房和城乡建设局  日期:2019-04-23 【字号:

各县(市、区)、龙岩经开区住建局,各建设、勘察、设计、施工、监理单位:

  我市将启动建设工程档案电子接收工作,为保证各单位在报送工程档案的过程中顺利衔接,现将龙岩市建设工程文件整理归档规范印发给大家,请认真执行。

  龙岩市住房和城乡建设局

  2019年4月23日

  龙岩市建设工程文件整理归档规范

  一、建设工程档案接收基本规定

  (一) 建设单位在进行招标或与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时,应对工程文件的数量、内容、质量、费用、移交时间和违约责任等提出明确要求。各单位应将文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入建设工程管理工作程序,明确岗位,指定专人管理。

  (二)工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。

  (三)建设单位在组织竣工验收前,应提请城建档案管理部门对建设工程纸质和电子档案进行验收。

  (四) 建设单位提请城建档案管理部门验收时,应书面授权本单位职工持有效身份证件负责办理相关手续,应填报以下表格:

  1.《龙岩市建设工程竣工档案验收申请表》(附件1);

  2.《建设工程(项目)级著录单》(附件2);

  3.《案卷总目录》(附件3);

  4.《卷内目录》(附件4);

  《建设工程(项目)级著录单》、《案卷总目录》、《卷内目录》必须提供原始电子文件。

  (五)报送时应同时提供纸质档案、电子档案、《电子档案质量保证书》(附件5)和《保密协议书》(附件6)。

  (六)建设单位组织开展档案数字化工作的最好使用本单位自有的信息设备,并由本单位工作人员实施。若建设单位要将数字化工作委托本单位之外的档案服务机构,受委托的档案服务机构应依法取得福建省国家保密行政管理部门授予的“国家秘密载体复制许可证”。

  从事档案整理、编目工作的档案服务机构应依法取得福建省、市档案行政主管部门颁发的《档案服务机构备案证书》。

  (七)建设单位和城建档案服务机构从事城建档案(含数字化)工作的,应在档案数字化工作之前及时告知城建档案管理部门。

  (八)从事城建档案数字化单位与建设单位应签订“保密协议”,并和工程电子文件光盘一起报送城建档案管理部门存档。

  二、工程文件归档范围

  (一)与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

  (二)工程文件的具体归档范围应符合《建设工程文件归档清单》(附件7)

  三、工程文件质量要求

  (一) 归档纸质文件的质量要求

  1.归档的纸质工程文件应为原件。

  2.工程文件的内容及其深度必须符合国家、省、市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

  3.工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

  4.工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

  5.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图;计算机输出的图纸应使用激光打印机打印,图面必须清晰,不得使用复印件或翻晒图。

  6.工程文件应字迹清楚,符合耐久性要求,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

  7.工程文件为外文版的,应用中外两种文字准确表达,并应符合下列规定:

  (1)有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签字确认,并与原文一并归档;

  (2)如无翻译件的材料,案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的文件(包括图纸)名称应用中英文准确表达。

  8.工程文件中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面(297mm×210mm),图纸宜采用国家标准图幅。

  (二)电子文件与纸质档案扫描件质量要求

  1.原始电子文件应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T 117-2017)要求,内嵌的电子签章应合法有效。

  2.纸质档案数字化扫描应符合以下要求:

  (1)同一建设工程的扫描件应存放在同一个文件夹内,文件夹以“建设单位”+“工程地址”+“工程名称”命名。案卷文件夹下存放该案卷的全部电子件。扫描件存放在相应案卷文件夹中,每个案卷的电子件以001开始按顺序命名,如“002.jpg”表示该案卷的第2页扫描件。

  (2)使用24位真彩色(C24)、200 dpi分辨率,按1:1的比例进行扫描,文件采用JPG格式。

  (3)每页文件扫描成一个JPG文件,超过A0幅面的图纸可适当降低分辨率进行扫描。

  (4)扫描件内容应与相对应的纸质档案完全相同,且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。在纸质档案文字偏小、密集、模糊等特殊情况下,可适当提高分辨率进行扫描。

  (5)扫描的图像应进行裁边(去除多余的白边)、去污处理,以缩小图像文件的容量,节省存储空间。

  3.工程电子文件、纸质档案扫描件的存储载体应为一次性写入光盘,在光盘印刷面应有建设工程项目名称、建设单位、制作单位、制作时间相关内容,并且档案制作单位审核人须在光盘印刷面上相应位置手工签名。磁带、可擦写光盘、硬磁盘、移动硬盘、U盘、软磁盘等不宜作为长期保存电子档案的载体。

  (三)声像档案质量要求 

  1.工程声像记录(或拍摄)应真实地记录工程建设过程,同一拍摄对象应提供不同方向、景别、阶段的资料。

  2.工程声像拍摄应图像清晰。建筑物、构筑物的拍摄应在良好光线下进行,应避免形体的变形,保持线条的平行度、垂直度,做到被摄物体的透视关系和结构关系合理。

  3. 使用数码相机拍摄,宜使用RAW、 JPEG格式拍摄,其影像不得进行改变工程真实面貌和颜色的后期加工,保存完整的EXIF 信息。数码照相机光学分辨率不得小于500万有效像素,用数码摄像机、手机拍摄的照片不能作为归档照片。

  4.工程照片文字说明内容应包括建设单位、工程名称、拍摄事由、拍摄时间、拍摄地点、摄影者等要素。要求文字简洁、能概括揭示照片所反映的信息。

  5. 工程录像应使用专业DVcam摄像机拍摄,以DVcam PDV-64N或PDV-124N录像带作为归档用录像带。通过其他影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件应转制成DVcam录像带。

  6.工程录像要求拍摄画面清晰、镜头平稳、色彩饱和。后期应进行编辑,配以字幕及说明。说明内容包括工程名称、建设单位、拍摄内容、拍摄长度、拍摄时间、拍摄人员等。

  7.声像档案后期制作不应有失真实性、改变物体颜色的技术处理和修改。

  8.建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定。数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体,载体材料不能有磨损、划伤。

  四、工程文件组卷

  (一) 组卷原则

  1.组卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。

  2. 一个建设工程项目由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

  3.组卷可采用如下方法:

  (1)工程文件应按不同的形成、收集和整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图的顺序排列进行组卷;

  (2)工程准备阶段文件按建设程序顺序组卷;

  (3)监理文件按单位工程、分部工程、阶段等组卷;

  (4)施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

  (5)竣工验收文件按单位工程、专业进行组卷;

  (6)竣工图按单位工程、专业等组卷。

  4.卷内文件可按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、正件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,主件在前、附件在后的顺序排列。

  (二) 规格与装订

  1.工程文件材料应去掉文件材料上的金属物,用纸规格宜为A4幅面(297mm×210mm),对破损、幅面较小的文件材料应在空白纸上裱糊进行托裱,托裱时文件材料的右边和底边与托裱的右边和底边贴齐。

  2.工程文件不装订,案卷厚度不宜过薄,每卷文字材料控制在180页左右,厚度20mm左右,每卷图纸厚度控制在30mm左右。

  3.竣工图应按A4幅面(297mm×210mm)的规格折叠,图面应朝里,图标应外露,页号应标在图面的右下角。

  4. 印刷成册的非金属装订的工程文件,自成一卷的,可不必重新编写页号。

  (三)案卷装具形式

  案卷装具采用卷盒形式,规格为310mm×220mm,采用250g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

  五、工程文件归档要求

  (一)工程文件编目要求

  1.工程档案的著录划分为工程(项目)级、案卷级和文件级。

  工程(项目)级著录是对一个工程(项目)的所有档案内容及形式特征进行分析、记录,工程(项目)级著录单(按工程类别填写,见附件);

  2. 案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录,案卷著录格式见附件:

  3.文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录,文件著录格式见附件。应符合下列规定:

  (1)卷内文件制作与书写必须符合长期保存的要求,每卷单独编号,页号从“1”开始,每份文件(每张图纸)填写一条目录。

  (2)卷内目录排列在案卷内文件首页之前。内容包括案卷编号、序号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页次、原件/复印件和备注,按下列要求进行填写:

  案卷编号:应与总目录中的案卷编号相对应,用5位数编写,不足5位的在流水号前用“0”补足。

  序号:按流水号从“1”开始编号,不足3位的在流水号前用“0”补足。

  文件编号:填写文件原有的文号或图号。

  文件题名:由工程名称+文件标题的全称组成。

  责任者:填写文件的直接形成单位和个人,有多个责任者时应选择两个主要责任者,第一责任者放前,用分号分开,其余用“等”代替。

  日期:填写文件的形成日期,文件中只有一个日期的用年、月、日8位数字表示,日不确定时用“01”表示;有起始日期与终止日期的用16位数字与短横线表示(如:20130506-20130609)。

  页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。

  备注:填写需要额外说明的内容。

  原件/复印件:填写电子原件,纸质原件或复印件。

  (3)单面书写的文件页码编写在右下角;双面书写的文件正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸页码编写一律在右下角。空白页不编写页码,文件托裱的页码应标在原文件上。

  (二)案卷的构成方式

  1.每套竣工档案的案卷总目录放在第1卷前。案卷封面的填写内容应符合下列规定:

  (1)案卷封面应采用计算机打印,案卷正面的“案卷题名”、“档案馆代号”、“编制单位”、“编制日期”、案卷脊背处的 “案卷题名”、“案卷编号”根据内容以清晰可辨选择合适字体大小。

  (2)“档号”、“密级”和“保管期限”由档案保管单位填写。

  (3)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容,应包括建设单位名称、工程名称、专业名称和卷内文件的内容。

  (4)编制单位: 应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

  (5)编制日期: 应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

  2. 卷内备考表应标明案卷内全部文件总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题,包括案卷中存在复印件的原件存放处应予以说明,其中“文字材料”应填写卷内文件文字材料的具体数量;“图样材料”填写图纸材料的具体数量;“说明”填写需要说明的内容;“立卷人”应填写案卷立卷建设单位经办人;“审核人”应填写案卷立卷建设单位项目负责人。

  六、工程档案的验收与移交

  (一)城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则,逐步建立市城建档案管理部门、县城建档案管理机构组成的城建档案管理网络,以市城建档案馆为中心,保证城建档案信息完整、准确、系统和有效利用和一体化管理。

  (二)城建档案管理部门在进行工程档案验收时,应重点验收以下内容:

  1.工程档案齐全、系统、完整;

  2.工程档案的内容全面反映工程建设活动和工程实际状况;

  3.工程档案已整理、组卷,且符合本规范的规定;

  4.电子档案格式及数据结构符合要求;

  5.声像档案内容、质量、格式符合要求。

  (三)建设单位在申请工程竣工验收时,应向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程竣工档案,双方签字、盖章后生效。

  七、其它

  本通知自印发之日起施行,以前印发的文件与本通知不一致的,以本通知为准。

  附件:

  1.《龙岩市建设工程竣工档案验收申请表》

  2.《建设工程(项目)级著录单》(含房屋建筑和市政)

    2.2市政基础设施工程(项目)级著录单.xls

  3.《案卷总目录》

  4.《卷内目录》

  5.《电子档案质量保证书》

  6.《保密协议》

  7.《建设工程文件归档清单》(含房屋建筑和市政)

    7.2建设工程文件归档清单(市政项目含道路、桥梁、地下管线).xls